情况说明格式包括标题、称谓、主体内容、落款、日期。标题要表示出是什么类型的情况说明。主体部分就是要说明事情的来龙去脉了，一定要用简明扼要的语句来呈现。落款就是提交人。最后写上情况说明的具体年月日。
情况说明是指用简明扼要的语言，把事情的来龙去脉恰如其分的表达出来。通常是由下属跟上级说明情况。情况说明的标准格式，主要分五步。第一步，标题称呼，这个非常之重要，称呼是谁是你要把这个情况向谁说明。
第二步就应该直奔整体，不能拖泥带水，把自己的情况全部讲清楚，最好有时间或者关键人物。第三步就是总结第二段正文的内类，让读者跟着你的思维走，不会看了半天不清楚你在说什么，想解释说明什么。第四步必须有的，比如特此说明这个最常用。第五步最后一步也是关键的一步，自己的落款，一定要字迹清晰，下面还要注明时间。
情况说明书范文：
个人情况说明
XXX：
我已于2011年7月在天津师范大学顺利毕业，并取得毕业证书。就读期间办理的学生证在毕业前已由天津师范大学统一收回，故现在只能提供毕业证复印件，无法再提供学生证原件。
特此说明
XXX 年 月 日
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